Au retour d’une mission professionnelle en dehors de l’entreprise, il peut arriver que le salarié introduise une note de frais pour être remboursé. Le remboursement portera alors sur des dépenses qu’il aura été amené à payer sur ses ressources personnelles.
En la matière, l’entreprise peut procéder à un remboursement des frais réels (déplacements, repas d’affaires, hébergement, etc.) ou à un remboursement forfaitaire.
Ces paiements sont soumis à des exonérations fiscales, un avantage de taille pour les entreprises.
Les différents types de paiement d’une note de frais
Le remboursement des frais réels
Ce type de paiement porte sur les dépenses réellement engagées par le collaborateur. Pour être remboursé, il devra produire des pièces justificatives desdites dépenses, que ce soit une facture détaillée, un ticket de caisse ou un reçu d’achat.
Lors de la rédaction de la note de frais, le salarié devra donc indiquer les différentes dépenses qu’il a effectuées, que ce soit pour l’achat de fournitures de bureau, des déplacements, la restauration pour le compte de l’entreprise, etc.
Le remboursement forfaitaire
Dans certains cas, l’employeur prévoit dans le contrat de travail, un taux forfaitaire pour le remboursement des frais professionnels. A cet effet, l’employé n’aura plus à rédiger une note de frais pour rentrer dans ses fonds. Ce type de remboursement peut concerner toutes les catégories de frais mentionnées plus haut.
En termes de moyen de paiement, les cartes Mooncard ont révolutionné le monde professionnel avec un système de paiement automatisé des frais professionnels.
Ces cartes professionnelles de paiement sont directement associées au compte bancaire de l’entreprise et permettent ainsi au salarié d’effectuer tous ses paiements professionnels directement. De plus, grâce à une application de gestion, le système Mooncard remplit toutes les dépenses, ainsi que les justificatifs en quelques secondes.
Le remboursement des notes de frais garantit plusieurs avantages aux entreprises. Non seulement, ces frais sont déductibles du chiffre d’affaires, mais ils sont également exonérés des charges sociales. A cela s’ajoute la possibilité de récupérer la TVA sur les frais relatifs à certaines dépenses comme la restauration, l’hébergement ou encore les déplacements. Vous pouvez lire ici un article qui aborde aussi le sujet de la TVA sur les notes de frais.
Dans quelles conditions l’entreprise peut-elle récupérer la TVA sur les notes de frais ?
Pour une récupération de la TVA, la note de frais doit respecter les conditions suivantes :
- Les pièces justificatives (facture, reçu ou ticket de caisse) doivent préciser le montant HT, ainsi que le montant et le taux appliqué de la TVA ;
- Le justificatif est produit au nom de l’entreprise ;
- La TVA doit être exigible chez le fournisseur ;
- Les dépenses doivent avoir été engagées dans l’intérêt exclusif de l’entreprise.
Récupération de la TVA : les types de notes de frais concernés
La TVA ne peut être récupérée que sur certaines catégories précises de notes de frais. Ce sont :
- Les dépenses liées à l’hébergement : ici, la TVA n’est déductible que sur les frais de restauration dans un hôtel, ainsi que pour les missions de longue durée.
- Les frais de repas : il s’agit de dépenses comme les repas d’affaires, les fêtes en entreprise, ou encore le déjeuner d’un employé en mission ;
- Les frais de déplacement : -la TVA est récupérable uniquement pour les frais de carburant (essence y compris) et les reçus de péage d’autoroute ;
- Les cadeaux d’entreprise : l’entreprise a la possibilité de récupérer la TVA sur une note de frais relative à des cadeaux d’entreprise dont le montant n’excède pas 69 € TTC.
