Il y a plus d’un an, beaucoup d’entre nous se sont réveillés pour découvrir que Google Docs avait disparu, remplacé par une nouvelle chose étrange appelée Google Drive. Nous avons appris plus tard que Google Drive est notre bon vieux Google Docs, mais on dit qu’il est plus développé et plus efficace. Personne n’y prête attention ces jours-ci, mais nous ne devrions vraiment pas être trop surpris de savoir à quel point Google aime changer l’apparence de son outil le plus important. Mais à quoi sert l’application Google Drive ? Comment l’utiliser ? Et quels sont les avantages de son utilisation.
À quoi sert l’application Google Drive ?
Le service Google Drive permet de stocker gratuitement 15 Go dans un espace de stockage accessible depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone (Android et iOS). Cette capacité de stockage peut être augmentée en choisissant la version payante. Mais l’offre de Google ne s’arrête pas là, car l’application communique avec tous les services Google, comme Google Docs. Ainsi, où que vous soyez, vous pouvez accéder et modifier les fichiers stockés dans le « cloud ».
Comment utiliser Google Drive ?
Comme vous le savez, Google Drive est une application de partage de documents. Cela signifie que vous pouvez avoir vos propres documents dans le dossier « Mon Drive » du menu de l’application Web. Si vous décidez de télécharger le logiciel Google Drive, ces fichiers seront naturellement synchronisés sur votre ordinateur. Le dossier « Partagé avec moi » contient tous les fichiers que vous avez partagés avec votre adresse e-mail à l’aide de votre compte Google Drive.
Pour ajouter un fichier à un dossier, il vous suffit de faire glisser le fichier dans le dossier sélectionné ou de le créer directement en cliquant avec le bouton droit et en sélectionnant le type de fichier que vous souhaitez créer. Cela fonctionne exactement de la même manière que l’utilisation d’un ordinateur.
Par ailleurs, si vous souhaitez partager plusieurs dossiers autour d’un projet ou d’une activité, créez un dossier avec le nom du projet pour insérer différents dossiers. Cela vous permet de partager un seul projet au lieu de plusieurs projets.
Pourquoi utiliser Google Drive ?
De nombreuses associations souhaitent organiser des activités de volontariat et de bénéficiaires en tirant pleinement parti des nouveaux outils de travail collaboratif. Par exemple, une association souhaite travailler ensemble :
- Ses membres de bureau et/ou ses bénévoles s’articulent autour de nouveaux projets prioritaires à lancer et à mettre en œuvre.
- Un bénévole et un bénéficiaire, lui seul les suit et les guide.
Le bénéficiaire lui-même peut demander à d’autres bénéficiaires de l’aider dans ses projets personnels.
La suite d’applications Google « Google Drive + Google Docs + Google Hangouts » est très efficace (simple et totalement intégrée) et peut répondre aux besoins de l’association pour le travail collaboratif. Google Drive comprend Google Docs, Sheets et Slides. Il s’agit d’une suite bureautique permettant de modifier des documents, des feuilles de calcul et des présentations.
Avec Google Drive, nous pouvons bénéficier de 15 Go d’espace de stockage gratuit pour stocker des documents liés à divers projets, qui peuvent être organisés en dossiers (et sous-dossiers) où nous définissons les utilisateurs autorisés.
Chaque document est synchronisé à distance avec le terminal fixe (PC, Mac) ou mobile (smartphone) de l’utilisateur. Ainsi, pour chaque projet, le personnel concerné et le personnel autorisé pourront travailler ensemble :
- Sur Google Drive : tout le monde verra la dernière version de chaque document du projet auquel il a accès.
- Sur Google Docs : chaque personne autorisée peut modifier, commenter ou simplement lire le document en fonction de son niveau d’autorisation défini. Les utilisateurs peuvent même traiter des documents en même temps et afficher les modifications en temps réel.
- Sur Google Hangouts : Les membres du projet peuvent mettre en place des vidéoconférences (telles que l’utilisation de Skype) pour partager leurs bureaux ou des documents afin de discuter ensemble. Ils peuvent également communiquer via la messagerie instantanée.
