La livraison par courrier recommandé électronique est très facile, certainement plus facile que l’envoi d’une lettre recommandée papier à la poste ! Il vous suffit de respecter certains paramètres et de choisir la bonne option. Nous vous expliquerons tout.
Les étapes à suivre pour l’envoi d’un recommandée électronique
Choix de l’expéditeur
Si vous n’avez pas créé d’expéditeur, vous devez ajouter un expéditeur. Une fenêtre apparaîtra automatiquement vous demandant d’entrer votre nom (ou le nom de votre entreprise) et votre adresse e-mail. Ne vous méprenez pas ! Les preuves électroniques y compris la confirmation de réception seront envoyées à cette adresse e-mail. De plus, une fois l’expéditeur enregistré, il ne peut plus être modifié dans un délai de 7 jours.
Lorsque vous avez créé au moins un expéditeur, sélectionnez l’expéditeur souhaité dans la liste déroulante.
Le destinataire
Indiquez le prénom et le nom du destinataire. S’il s’agit d’une entreprise, vous pouvez indiquer le nom de l’entreprise, c’est-à-dire le nom de l’entreprise du destinataire. Entrez l’adresse e-mail du destinataire et vérifiez les erreurs. Son numéro de portable n’est nécessaire que si vous souhaitez lui envoyer le code de sécurité par SMS. Vous pouvez envoyer un e-mail recommandé à plusieurs destinataires en même temps.
Si votre e-mail enregistré est adressé à un chef d’entreprise ou à une personne travaillant pour une entreprise liée au sujet de votre message, vous devez sélectionner « Professionnel ». Pour tous les autres cas, sélectionnez Personnel.
Les professionnels n’ont aucun droit légal de refuser votre recommandation en ligne. En revanche, un particulier doit vous donner son consentement avant de lui envoyer un courrier recommandé en ligne.
Le contenu de votre courrier
Comme pour un e-mail traditionnel, vous devez saisir un objet et le texte de votre e-recommandation dans les champs appropriés. Vous pouvez mettre en forme ce texte (gras, italique, liste à puces, etc.) et ajouter des liens Internet à certaines parties du texte.
Vous pouvez envoyer jusqu’à 20 pièces jointes par e-mail. Chaque pièce jointe a une taille maximale de 100 Mo. Le poids total cumulé des pièces jointes peut aller jusqu’à 250 Mo, ce qui conviendra aux besoins de chacun.
Sélection d’options
L’opérateur de recommandé en ligne vous offre une variété d’options d’e-mail enregistré. Certains peuvent vous être très utiles, comme détaillé ci-dessous :
- Code de sécurité SMS (envoyé au destinataire) : Si vous activez cette option, un SMS contenant un code de sécurité sera envoyé au destinataire, à qui vous aurez préalablement communiqué votre numéro de téléphone portable. Le destinataire doit alors entrer ce code pour faire le suivi de votre courrier certifié en ligne. Cette option valorise l’identité du destinataire.
- Rapport SMS (envoyé à l’expéditeur) : Si vous activez cette option, vous recevrez immédiatement un SMS lorsque votre destinataire répondra à votre e-mail d’inscription. S’il ignore votre email, vous recevrez un SMS à l’issue du délai légal de 15 jours vous informant qu’il ne l’a pas ouvert.
- Augmenter le temps d’archivage : les emails d’inscription sont archivés sur nos serveurs pendant un an puis automatiquement supprimés. Si votre message fait l’objet d’un litige ou d’une procédure en cours, nous vous encourageons vivement à prolonger sa durée d’archivage. Vous pouvez archiver le courrier recommandé électronique jusqu’à 10 ans.
Quel prestataire choisir pour envoyer votre LRE/Courrier Certifié en ligne ?
L’expéditeur de la lettre recommandée sélectionne le transporteur chargé de l’acheminement sur la plateforme en ligne. L’expéditeur dépose la lettre sur la plateforme. Il doit remplir un formulaire et payer les frais d’expédition via un site Web sécurisé. L’opérateur avertit le destinataire qu’il est sur le point de recevoir un courrier recommandé. Si le destinataire n’est généralement pas un professionnel, auquel cas il peut refuser le format électronique et demander un format papier. Si le destinataire accepte, il sera invité à se connecter à la plateforme pour prendre connaissance de son courrier recommandé. Pour avoir un effet juridique, l’envoi de courrier recommandé par voie électronique doit répondre à certaines conditions.
Le prestataire de livraison est responsable de l’identité correcte du destinataire et de l’expéditeur. Les dates d’envoi et de réception des lettres doivent être vérifiables et garanties. Mais si le destinataire n’est pas un professionnel, un accord préalable est requis. L’opérateur en charge de l’acheminement fournit à l’expéditeur une preuve de dépôt de sa lettre par email. Cette attestation doit être conservée au moins un an. Avant l’envoi, l’opérateur doit notifier au destinataire par e-mail que l’e-mail recommandé lui sera envoyé. Au cours de ce message, le destinataire n’est pas informé de l’identité de l’expéditeur. Lorsqu’il accepte de recevoir du courrier recommandé, il en est informé.
